Document Manager (m/f/d)

Vous assumez la responsabilité de la planification et de l'exécution de toutes les activités relatives au contrôle, au téléchargement et à l'approbation de documents techniques liés au projet. Vous définissez les protocoles de contrôle des documents et les exigences en matière de gestion de l'information pour l'équipe projet et vous êtes également responsable de la définition du système et de la configuration du DMS (Document Management System) pour le projet. Vous mettez en œuvre avec succès des directives relatives à la gestion documentaire conformément aux standards de BakerHicks dans les projets et au sein de l'entreprise.

De plus, les tâches suivantes font partie intégrante de votre domaine de responsabilité :

• Création de concepts de gestion documentaire et mise en œuvre selon le périmètre de livraison et de prestation et la Master Document List.
• Création de supports de formation, organisation et réalisation de formations documentées de l'équipe projet, y compris les sous-traitants.
• Vous effectuez des contrôles formels réguliers de la documentation pour vous assurer qu'elle répond à toutes les exigences du projet et que les métadonnées pertinentes sont présentes.
• La surveillance du système, des flux d'informations et l'identification des goulots d'étranglement, des retards et l'escalade de ceux-ci pour résolution font également partie de vos tâches.
• La surveillance de l'avancement des documents sur la base du calendrier du projet et le reporting régulier.
• L'analyse des données et la communication claire des résultats aux membres compétents de l'équipe projet.
• En collaboration avec l'équipe projet pour la planification du plan de livraison d'informations, vous définissez les dates limites et surveillez les systèmes pour vous assurer qu'elles sont respectées.
• L'obtention de documents et d'informations auprès de l'équipe projet et des sous-traitants.
• Assurance qualité des documents dans les projets respectifs conformément aux standards de BakerHicks.
• Examen des propres projets pour assurer le respect des processus au sein du standard de qualité BakerHicks.
• Soutien au reporting pour le contrôle de l'avancement et coordination étroite avec la planification et le controlling de projet.

Votre profil :

• 3 ans d'expérience dans la documentation de projets techniques
• Expérience en gestion de la qualité, de préférence dans le domaine GMP
• Connaissances pertinentes des Good Documentation Practice (GDP)
• Expérience dans la mise en place et l'implémentation de systèmes / concepts de gestion électronique de documents, y compris tous les processus (workflows) nécessaires
• Bonnes connaissances informatiques (MS-Office) et idéalement des connaissances en gestion documentaire (par ex. ACC / 4Projects / Viewpoint / Fieldview / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools ou similaire)
• Forte orientation qualité
• Grande capacité de communication
• Qualité d'entrepreneur proactive pour garantir des résultats durables
• Bonnes connaissances de l'allemand et de l'anglais, le français est un avantage
• Disponibilité pour les déplacements selon les besoins du projet

Activité de déplacement :

La durée de nos projets se situe généralement entre 6 et 24 mois. Selon le projet et la phase du projet, le lieu de travail est principalement le site du projet chez le client, bien que le travail mobile à domicile soit partiellement possible en accord avec la direction de projet. Chez BakerHicks, on a ainsi la possibilité de travailler régulièrement avec différents clients et différentes technologies. On découvre de nouvelles villes tout en étant toujours chez soi le week-end.

À propos de BakerHicks

Depuis 1957, nous sommes des pionniers dans les domaines du design, de l'ingénierie et de la gestion de projet. Du conseil à la construction et à la conformité, nos équipes multidisciplinaires de design et d'ingénierie aident les entreprises du monde entier à réaliser leurs projets de la manière la plus efficace, la plus économique et la plus durable.

Benefits

• Heures supplémentaires entièrement compensables
• Horaires de travail flexibles dans le cadre d'un modèle de temps flexible avec horaires fixes
• Missions possibles en Europe
• Offres de réduction au Stücki Center Basel
• Réglementation complète des frais pour le remboursement des dépenses
• Programme de cooptation (Employee referral)
• 2 solutions de caisse de pension différentes (changeables annuellement)
• Abonnement de transport pour les pendulaires
• Hiérarchies horizontales
• Homeoffice
• Standard le plus élevé pour la sécurité au travail
• 25 jours de vacances
• Paiement intégral du salaire en cas de maladie jusqu'au 30ème jour
• Assurance voyage mondiale
• Assurance complémentaire LAA (UVG)
• Subvention pour les cyclistes
• Travail à temps partiel possible
• Possibilité de congé sans solde

Diversité & Inclusion

Chez BakerHicks, il est important pour nous de créer un environnement dans lequel chacun se sente à sa place. En tant qu'entreprise, nous avons la chance de travailler avec une équipe diversifiée de personnes ayant des parcours et des expériences très variés. Nous devrions tous pouvoir attendre un comportement respectueux et positif qui nous stimule. Afin de nous assurer que nous sommes toujours à l'écoute et que nous apprenons constamment, nous avons constitué une équipe qui nous aide à gérer nos stratégies de diversité et d'inclusion.