Assistente CEO & Direzione 80-100% (m/f/d)

Organizzare. Coordinare. Anticipare. Rendere possibile.

In questa posizione di grande responsabilità, supporterai il CEO (VP CA CH) e i membri selezionati della Direzione come persona di riferimento affidabile e spina dorsale organizzativa. Gestirai i flussi informativi, coordinerai processi complessi e assicurerai che il management possa concentrarsi su temi strategici e critici per l'azienda. Grazie al tuo modo di fare empatico, discreto e affidabile, creerai connessioni, promuoverai una collaborazione aperta e sarai un interlocutore stimato per gli stakeholder interni ed esterni.

Regione: Zürich

Assunzione: Indeterminata

Percentuale: 80-100%

Compito

Gestione degli appuntamenti e degli stakeholder

• Gestirai il calendario del VP CA CH in modo proattivo, stabilendo priorità e coordinando appuntamenti impegnativi con stakeholder interni ed esterni
• Manterrai una panoramica su meeting e decisioni, chiarirai obiettivi, aspettative e necessità decisionali in anticipo e assicurerai che tutta la documentazione pertinente sia disponibile in tempo debito
• Pianificherai e coordinerai viaggi d'affari nazionali e internazionali, garantendo un regolare svolgimento anche in caso di cambiamenti a breve termine

Gestione di riunioni e decisioni

• Organizzerai e coordinerai riunioni della Direzione, workshop, offsites, townhall meeting e altri eventi, dalla pianificazione al follow-up
• Preparerai in modo professionale l'ordine del giorno, le presentazioni, i briefing e le basi decisionali, assicurandoti che decisioni, pendenze e follow-up siano costantemente monitorati
• Coordonerai escalation, reclami alla direzione e compiti speciali, monitorando le scadenze e garantendo un follow-up professionale

Comunicazione e collaborazione

• Redigerai e coordinerai la corrispondenza e i documenti di comunicazione in tedesco e inglese, supportando un flusso informativo adeguato al destinatario
• Supporterai il VP e la Direzione nelle attività di comunicazione interna ed esterna e preparerai briefing e comunicati rilevanti
• Sarai un punto di contatto affidabile per i membri selezionati della Direzione e li supporterai in questioni organizzative, amministrative e intersettoriali
• Organizzerai visite di clienti, partner, del gruppo e VIP, garantendo un'immagine di prim'ordine verso l'interno e l'esterno

Amministrazione e organizzazione

• Fornirai supporto in questioni amministrative e finanziarie come la gestione del budget e dei centri di costo, l'elaborazione delle fatture e i budget per sponsorizzazioni e attività
• Coordonerai il processo di onboarding dei nuovi membri della Direzione, assicurando un inserimento professionale e strutturato
• Manuterrai e ottimizzerai modelli, documentazioni e strutture di archiviazione centralizzate, contribuendo a una collaborazione efficiente

Professionalità e sviluppo

• Agirai in ogni momento in modo professionale, discreto e affidabile nel trattare informazioni sensibili e critiche per l'azienda
• Proporrai idee per lo sviluppo di processi, metodi di lavoro digitali e standard organizzativi, implementando attivamente le ottimizzazioni
• Assumerai con flessibilità compiti e progetti aggiuntivi, adattando le tue priorità alle attuali esigenze aziendali

Cosa offriamo

• Un posto di lavoro stimolante presso il principale fornitore di elettrodomestici con un impiego a tempo indeterminato e condizioni di assunzione attraenti
• Un ambiente di lavoro moderno con orari flessibili e lavoro ibrido
• Continue opportunità di sviluppo personale con una curva di apprendimento ripida attraverso un sistema di formazione, coaching, mentoring e on-the-job-learning. Accesso a corsi di formazione e certificazioni regolari per ampliare le proprie competenze e rimanere aggiornati sulle ultime tecnologie

Conoscenze ed esperienze

• Una formazione commerciale conclusa, idealmente integrata da una formazione continua nel settore dell'assistenza alla direzione, Executive Assistance o una qualifica comparabile
• Diversi anni di esperienza in una funzione di assistenza impegnativa a livello esecutivo o di direzione
• Routine nella creazione di presentazioni, briefing, corrispondenza e documenti di gestione
• Eccellenti capacità organizzative, un metodo di lavoro proattivo e la capacità di gestire le priorità