Office Administration & Finance Coordinator

Office Administration & Finance Coordinator (ab sofort verfügbar)
Über uns
Bacula Systems ist ein in der Schweiz ansässiges Softwareunternehmen, das seine Produkte einigen der grössten und prestigeträchtigsten Unternehmen und Organisationen der Welt zur Verfügung stellt. Unser Kernprodukt, Bacula Enterprise Edition, bietet diesen Organisationen Sicherheit, indem es ihre Daten sichert, unabhängig davon, wo sie sich befinden, und es ihnen ermöglicht, diese im Falle eines externen Angriffs auf ihre IT-Systeme, eines Komponentenausfalls oder einfach eines menschlichen Fehlers, bei dem etwas gelöscht wurde, das eigentlich nicht hätte gelöscht werden dürfen, wiederherzustellen.
Über die Rolle
Wir suchen einen proaktiven und detailorientierten Office Administration & Finance Coordinator zur Unterstützung des reibungslosen Ablaufs unserer Büro- und Verwaltungsaktivitäten. Diese vielfältige Rolle kombiniert Büroverwaltung, Finanzunterstützung, Schulungs- und Eventkoordination sowie die Zusammenarbeit mit internationalen Konzerngesellschaften. Die Position bietet eine erhebliche Flexibilität beim Homeoffice und ist ideal für eine hoch organisierte, selbstmotivierte Fachkraft mit einem starken Verantwortungsbewusstsein, Autonomie und professioneller Reife geeignet. Während alle qualifizierten Kandidaten zur Bewerbung ermutigt werden, werden Personen mit Wohnsitz in der Region Yverdon-les-Bains oder in angemessener Pendeldistanz bevorzugt, um persönliche Treffen, die Zusammenarbeit mit dem lokalen Team und die Teilnahme an Firmenveranstaltungen zu erleichtern.
Hauptverantwortlichkeiten
Büroverwaltung
Koordination des täglichen Bürobetriebs und der Verwaltungsaktivitäten.
Pflege von Mitarbeiterdatensätzen, Personalprofilen und Organisationsdaten in Odoo.
Erfassung, Überwachung und Berichterstattung von Urlaubs-, Abwesenheits- und Fehlzeiten der Mitarbeiter in Odoo.
Verwaltung von Büromaterial, Dienstleistern und Arbeitsplatzressourcen.
Erstellung von Berichten und Bereitstellung von administrativer Unterstützung für das Management und internationale Stakeholder.
Kundenschulungen & Events
Koordination von Kundenschulungen, Besprechungen und Firmenveranstaltungen.
Organisation von Veranstaltungsorten, Reisen, Unterkünften, Verpflegung und damit verbundener Logistik.
Verwaltung von Anmeldungen, Kommunikation und Schulungsmaterialien.
Finanzverwaltung
Erstellung von Kundenrechnungen und Überwachung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.
Nachverfolgung ausstehender Zahlungen und Pflege der Abrechnungsunterlagen.
Prüfung, Verifizierung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnungen und Belegen.
Unterstützung bei den Monats- und Jahresabschlussarbeiten.
Systeme & Reporting
Pflege genauer administrativer und finanzieller Daten in den Geschäftssystemen.
Erstellung von Berichten, Analysen und Abstimmungen.
Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung administrativer und finanzieller Prozesse.
Unterstützung bei der Optimierung, Wartung und effektiven Nutzung des Odoo ERP-Systems zur Steigerung der operativen Effizienz und der Genauigkeit der Berichterstattung.
Profil
Handelsdiplom oder gleichwertige Berufserfahrung.
Frühere Erfahrung in der Büroverwaltung, Finanzverwaltung, Buchhaltungsunterstützung oder einer ähnlichen Rolle.
Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten.
Hervorragende Liebe zum Detail und Genauigkeit.
Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse und fundierte Kenntnisse von Microsoft Office. Erfahrung mit ERP-Systemen, idealerweise Odoo.
Fliessend in Englisch und Französisch.
Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und effektiv in einem internationalen Umfeld zusammenzuarbeiten.
Komfortabel bei der Arbeit im Homeoffice und selbstständig, mit starken organisatorischen Fähigkeiten, professioneller Reife und Verantwortungsbewusstsein.
Was wir bieten
Festanstellung (80%).
Vielseitige Rolle, die Aufgaben in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Koordination kombiniert.
Internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld.
Moderne Büros in Yverdon-les-Bains.
Möglichkeit, zu einer wachsenden und dynamischen Organisation beizutragen.
Diese Stellenbeschreibung dient dazu, die allgemeine Art und den Umfang der ausgeübten Arbeit zu beschreiben. Sie ist nicht als erschöpfende Liste aller Pflichten, Verantwortlichkeiten oder Aktivitäten gedacht. Zusätzliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten können je nach Bedarf zur Erfüllung der geschäftlichen Anforderungen übertragen werden. jpid13885acjm jpit0936jm jpiy26jm