Coordinateur/trice Administration de bureau & Finance

Coordinateur/trice Administration de bureau & Finance (disponible immédiatement)
À propos de nous
Bacula Systems est une entreprise de logiciels basée en Suisse qui fournit ses produits à certaines des plus grandes et plus prestigieuses entreprises et organisations au monde. Notre produit phare, Bacula Enterprise Edition, assure la sécurité de ces organisations en sauvegardant leurs données, quel que soit leur emplacement, et en leur permettant de les restaurer en cas d'attaque externe sur leurs systèmes informatiques, de défaillance d'un composant ou simplement d'une erreur humaine où quelque chose a été supprimé alors que cela n'aurait pas dû l'être.
À propos du rôle
Nous recherchons un/une Coordinateur/trice Administration de bureau & Finance proactif/ve et soucieux/se du détail pour soutenir le bon fonctionnement de notre bureau et de nos activités administratives. Ce rôle diversifié combine l'administration de bureau, le support financier, la formation et la coordination d'événements, ainsi que la collaboration avec des sociétés de groupe internationales. Le poste offre une flexibilité significative en matière de télétravail et convient idéalement à un professionnel hautement organisé, motivé, doté d'un sens aigu des responsabilités, de l'autonomie et d'une maturité professionnelle. Bien que tous les candidats qualifiés soient encouragés à postuler, la préférence sera donnée aux personnes basées dans la région d'Yverdon-les-Bains ou à une distance de navettage raisonnable, afin de faciliter les réunions en personne, la collaboration avec l'équipe locale et la participation aux événements de l'entreprise.
Responsabilités clés
Administration de bureau
Coordonner les opérations quotidiennes du bureau et les activités administratives.
Maintenir les dossiers des employés, les profils du personnel et les données organisationnelles dans Odoo.
Enregistrer, surveiller et rapporter les soldes de vacances, de congés et d'absences des employés dans Odoo.
Gérer les fournitures de bureau, les prestataires de services et les ressources de travail.
Préparer des rapports et fournir un support administratif à la direction et aux parties prenantes internationales.
Formation client & Événements
Coordonner les sessions de formation client, les réunions et les événements d'entreprise.
Organiser les lieux, les voyages, l'hébergement, la restauration et la logistique associée.
Gérer les inscriptions, les communications et le matériel de formation.
Administration financière
Préparer les factures clients et surveiller les comptes clients.
Assurer le suivi des paiements en attente et tenir les registres de facturation.
Examiner, vérifier et traiter les factures fournisseurs, les notes de frais et les documents justificatifs.
Aider aux activités comptables de fin de mois et de fin d'année.
Systèmes & Reporting
Maintenir des données administratives et financières précises dans les systèmes de gestion.
Préparer des rapports, des analyses et des rapprochements.
Soutenir l'amélioration continue des processus administratifs et financiers.
Fournir un support pour l'optimisation, la maintenance et l'utilisation efficace du système ERP Odoo afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle et la précision du reporting.
Profil
Diplôme commercial ou expérience professionnelle équivalente.
Expérience préalable en administration de bureau, administration financière, support en comptabilité ou un rôle similaire.
Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer de multiples priorités.
Excellente attention aux détails et précision.
Compétences avancées sur Excel et une solide connaissance de Microsoft Office. Expérience avec les systèmes ERP, idéalement Odoo.
Maîtrise de l'anglais et du français.
Capacité à travailler de manière indépendante et à collaborer efficacement dans un environnement international.
Aise à travailler à distance et de manière autonome, avec de solides compétences organisationnelles, une maturité professionnelle et un sens des responsabilités.
Ce que nous offrons
Poste permanent (80%).
Rôle varié combinant des responsabilités d'administration, de finance et de coordination.
Environnement de travail international et collaboratif.
Bureaux modernes à Yverdon-les-Bains.
Opportunité de contribuer à une organisation en croissance et dynamique.
Cette description de poste est destinée à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué. Elle n'est pas destinée à être une liste exhaustive de toutes les tâches, responsabilités ou activités. Des tâches et responsabilités supplémentaires peuvent être assignées selon les besoins pour répondre aux besoins de l'entreprise. jpid13885acjm jpit0936jm jpiy26jm