Administrative Assistant (Teilzeit)

Über uns: SwAPP (Swiss Association of Pharmaceutical Professionals) ist ein dynamischer Non-Profit-Verband der Fachleute für therapeutische Produkte. Unser Spektrum umfasst modernste digitale Technologien und ein starkes Engagement für ESG-Prinzipien (Environmental, Social, and Governance). Unser Team ist leidenschaftlich darin, eine bedeutende Wirkung zu erzielen, und wir suchen eine motivierte Assistenz zur Unterstützung unserer administrativen Bedürfnisse.

Standort: Remote (nur Kandidaten mit einer gültigen Arbeitsbewilligung für die Schweiz werden berücksichtigt). Aus praktischen Gründen bevorzugen wir idealerweise jemanden in der Region Bern.

Zeitlicher Umfang: 10-20 % (ca. 4-8 Stunden pro Woche), mit Flexibilität basierend auf dem geschäftlichen Bedarf und der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden.

Vertragslaufzeit: Die Stelle beginnt so schnell wie möglich mit einem anfänglichen 6-monatigen befristeten Vertrag, mit der Möglichkeit der Verlängerung im gegenseitigen Einvernehmen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Kundenbeziehung:

Unterstützung der Mitgliederadministration, einschliesslich des Onboardings neuer Mitglieder und der Erstellung einfacher Berichte
Pflege der CRM-Datenbank des Verbands, Sicherstellung korrekter und aktueller Kontaktinformationen
Bearbeitung administrativer Anfragen von Mitgliedern, Partnern und anderen Stakeholdern

• Personalwesen-Dokumentation: Unterstützung bei deren Vorbereitung und Pflege, einschliesslich Personalakten und Lohnabrechnungen, in Übereinstimmung mit den geltenden rechtlichen und organisatorischen Anforderungen.
• Dokumentenverwaltung und Archivierung: Organisation und Archivierung von Dokumenten/Aufzeichnungen gemäss dem Dokumentenmanagementsystem des Verbands
• Sitzungen: Planung, Koordination und Dokumentation interner und externer Sitzungen, einschliesslich der Vorbereitung von Agenden, Sitzungsmaterialien und Follow-up-Massnahmen, wo erforderlich.
• Zahlungen: Unterstützung bei der Rechnungsverfolgung und Zahlungsabwicklung

Mögliche Einsatzbereiche:

• Marketing & Kommunikation
• Buchhaltung & Finanzen
• Koordination von Events & Aktivitäten

Erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen:*

• Nachgewiesene Erfahrung in administrativen Rollen
• Kenntnisse in CRM &/oder ERP-Systemen und MS Office Suite; Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools (z. B. MS Teams)
• Ausgezeichnetes Englisch in Wort und Schrift (idealerweise zweisprachig)
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten

Nützliche Fähigkeiten und Qualifikationen:

• Erfahrung in der Buchhaltung, Rechnungsstellung und Eventorganisation
• Professionelle Anwenderkenntnisse in Deutsch. Zusätzliche Sprachkenntnisse (z. B. Französisch) werden als Vorteil betrachtet.
• Vertrautheit mit Dokumenten- und Website-Content-Management-Systemen sowie Social-Media-Administration

Persönliche Eigenschaften:

• Hochgradig organisiert, eigenmotiviert und in der Lage, unabhängig in einer Remote-Umgebung zu arbeiten
• Liebe zum Detail und gewissenhafte Arbeitsweise
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit und eine serviceorientierte Einstellung
• Komfortabler Umgang mit der Arbeit in einer kleinen, sich entwickelnden Organisation
• Diskret und vertrauenswürdig beim Umgang mit vertraulichen Informationen

Was wir bieten:

• Ein unterstützendes, kollaboratives und zukunftsorientiertes Team
• Flexible Remote-Arbeit und anpassbare Arbeitszeiten
• Ein anregendes Umfeld, das Ihr berufliches Wachstum und Ihre Kompetenzentwicklung unterstützt
• Praktische Erfahrung in einer wachsenden Non-Profit-Organisation im Gesundheitssektor sammeln
• Die Möglichkeit, direkt mit Branchenfachleuten und Gesundheitsexperten zusammenzuarbeiten
• Einblick in innovative Projekte an der Schnittstelle von Gesundheitswesen, Technologie und beruflicher Weiterentwicklung
• Eine sinnstiftende Arbeit, die zur Verbesserung des Gesundheitswesens und der Patientenergebnisse beiträgt.

Wie Sie sich bewerben: Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein Motivationsschreiben, in dem Sie Ihr Interesse an dieser Position erläutern, an swapp@swapp.ch (Betreff „Job-Assistant“).