Assistente Amministrativo (part-time)

Chi siamo: SwAPP (Swiss Association of Pharmaceutical Professionals) è un'associazione non profit dinamica composta da professionisti dei Prodotti Terapeutici. Il nostro ambito comprende tecnologie all'avanguardia e digitali, e un forte impegno nei principi ESG (Environmental, Social, and Governance). Il nostro team è appassionato nel creare un impatto significativo e siamo alla ricerca di un assistente motivato per supportare le nostre necessità amministrative.

Luogo: Remoto (saranno presi in considerazione solo i candidati con un permesso di lavoro valido per la Svizzera). Per ragioni pratiche, preferiremmo qualcuno situato nella regione di Berna.

Impegno temporale: 10-20% (circa 4-8 ore a settimana), con flessibilità basata sulle esigenze aziendali e sulla disponibilità del dipendente.

Durata del contratto: La posizione inizia il prima possibile come contratto iniziale a tempo determinato di 6 mesi, con possibilità di proroga di comune accordo.

Responsabilità principali:

• Relazioni con i Clienti:

Supportare l'amministrazione dei membri, inclusa l'onboarding di nuovi membri e la generazione di report di base
Mantenere il database CRM dell'associazione, garantire informazioni di contatto accurate e aggiornate
Gestire le richieste amministrative di membri, partner e altri stakeholder

• Documentazione del personale: assistere nella sua preparazione e manutenzione, inclusi i registri dei dipendenti e i pagamenti (payroll), in conformità con i requisiti legali e organizzativi applicabili.
• Amministrazione e archiviazione documenti: organizzare e archiviare documenti/registri, secondo il sistema di gestione documentale dell'associazione
• Riunioni: programmare, coordinare e documentare riunioni interne ed esterne, inclusa la preparazione di agende, materiali per le riunioni e azioni di follow-up dove richiesto.
• Pagamenti: supportare il tracciamento delle fatture e l'esecuzione dei pagamenti

Possibili aree di coinvolgimento:

• Marketing & Communication
• Accounting & Finance
• Events & Activities Coordination

Competenze e qualifiche richieste:*

• Comprovata esperienza in ruoli amministrativi
• Competenza nei sistemi CRM &/o ERP e nella MS Office Suite; dimestichezza nell'uso di strumenti digitali (ad es. MS Teams)
• Eccellente inglese scritto e parlato (idealmente bilingue)
• Buone capacità di comunicazione scritta e verbale

Competenze e qualifiche gradite:

• Esperienza in contabilità, fatturazione e organizzazione di eventi
• Competenza professionale lavorativa in tedesco. Ulteriori competenze linguistiche (ad es. francese) sono considerate un vantaggio.
• Familiarità con i sistemi di gestione dei contenuti di documenti e siti web, nonché con l'amministrazione dei social media

Attributi personali:

• Altamente organizzato, motivato e capace di lavorare indipendentemente in un ambiente remoto
• Attenzione ai dettagli e lavoro scrupoloso
• Capacità di lavorare in modo collaborativo e attitudine orientata al servizio
• A proprio agio nel lavorare in una piccola organizzazione in evoluzione
• Discreto e affidabile nella gestione di informazioni riservate

Cosa offriamo:

• Un team di supporto, collaborativo e lungimirante
• Lavoro remoto flessibile e orari di lavoro adattabili
• Un ambiente stimolante che supporta la tua crescita professionale e lo sviluppo delle tue competenze
• Acquisire esperienza pratica in un'organizzazione non profit in crescita nel settore sanitario
• L'opportunità di lavorare direttamente con professionisti del settore ed esperti del settore sanitario
• Esposizione a progetti innovativi all'intersezione tra assistenza sanitaria, tecnologia e sviluppo professionale
• Un lavoro significativo che contribuisce al progresso dell'assistenza sanitaria e dei risultati per i pazienti.

Come candidarsi: Si prega di inviare il proprio curriculum vitae e una lettera di presentazione che spieghi l'interesse per questa posizione a swapp@swapp.ch (oggetto “Job-Assistant”).