Administrativ(e)r Koordinator / Koordinatorin Facility Management (f/h/d) 80%-100%

Administrativ(e)r Koordinator / Koordinatorin Facility Management (f/h/d) 80%-100% #

• Bern
• Galenica AG
• Espace Mittelland (BE, FR, NE, JU, SO)
• Immobilier / facility services / technique
• CDI

Magst du den Überblick behalten und Dinge voranbringen, wenn unsere Apotheken technische Unterstützung benötigen? Als echte Koordinationsstelle stellst du die Verbindung zwischen unseren internen Spezialisten, unseren externen Dienstleistern und unseren Apotheken sicher. So trägst du zum reibungslosen Ablauf der Einsätze und der administrativen Prozesse in einem dynamischen und zweisprachigen Umfeld bei.

Dein Aufgabengebiet ##

• Du bearbeitest die technischen Anfragen unserer Apotheken und stellst deren Nachverfolgung bis zur Lösung sicher.
• Du planst und koordinierst die Einsätze unserer Spezialisten für technisches Facility Management, um eine effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.
• Du koordinierst die Einsätze externer Dienstleister und achtest auf deren termingerechte und bedarfsgerechte Umsetzung.
• Du holst Offerten bei Lieferanten ein, bereitest Investitionsanträge vor und kontrollierst Rechnungen im Rahmen der administrativen Bearbeitung.
• Du stellst die administrative Verwaltung der Wartungsverträge sicher und koordinierst mit unseren externen Partnern die Reinigung sowie die Abfallbewirtschaftung unserer Apotheken.
• Du hältst die Dokumentation der technischen Anlagen sowie die für die Nachverfolgung der Aktivitäten erforderlichen Listen und Dokumente aktuell.

Deine Stärken ##

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung als Pharma-Assistent/in oder als Kaufmann/Kauffrau.
• Du beherrschst Deutsch in Wort und Schrift sehr gut (C1/C2) und verfügst über gute Kenntnisse in Französisch in Wort und Schrift (B2/C1).
• Du nutzt Word, Excel und Outlook sicher und bist vertraut mit administrativen Prozessen.
• Du verstehst es, mehrere Aufgaben parallel zu organisieren, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten, auch wenn das Tempo anzieht.
• Du kommunizierst serviceorientiert und schätzt die Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern.
• Du arbeitst selbstständig und strukturiert, übernimmst Verantwortung und gewährleistest eine zuverlässige Nachverfolgung deiner Dossiers.

Wir bieten dir ##

5 Wochen Ferien, mit der Möglichkeit, bis zu 10 zusätzliche Ferientage zu kaufen oder unbezahlten Urlaub zu nehmen

Pensionskasse mit vorteilhafter Aufteilung - wir übernehmen fast 2/3 der Prämien

Diverse Rabatte in unseren Apotheken und bei anderen grossen Marken

Möglichkeit zur Erweiterung der Kompetenzen durch die Förderung von Aus- und Weiterbildungsmassnahmen sowie durch interne Entwicklungsmöglichkeiten

Berücksichtigung der Bedürfnisse von Familien, mit 16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% des Lohns) und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub (100% des Lohns) sowie Beteiligung an Kinderfonds

Namenlose Aktien zu Vorzugspreisen - nicht nur beruflich für Galenica engagieren, sondern auch investieren

Mobiles und flexibles Arbeiten in Absprache mit dem Team

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