Assistant·e Achats services de transport de personnes

Vous vous intéressez aux thématiques d'achat et aux processus administratifs ? Vous êtes passionné·e par les outils numériques et une activité comportant de nombreuses interfaces ? Dans cette fonction, vous assurez le bon déroulement de l'approvisionnement en services de transport de personnes et assumez un rôle central dans la coordination des demandes, des contrats et des commandes. Grâce à vous, les processus administratifs et opérationnels se déroulent de manière efficace, fiable et orientée service.

Ce que vous pouvez accomplir

• Vous gérez et développez la boîte de réception e-mail centrale pour les achats de services de transport de personnes, traitez les demandes, effectuez le triage et assurez une réponse dans les délais.
• De plus, vous accompagnez les contrats sur la base de modèles existants, de la création à la signature jusqu'à l'archivage complet, et mettez de manière optimale à profit vos capacités organisationnelles.
• Vous vous assurez que les données régulièrement entrantes de nos prestataires de services sont saisies et mises à jour correctement dans les systèmes.
• De plus, vous vérifiez les factures et les soldes ouverts, assumez des tâches administratives et contribuez ainsi à un déroulement fluide, tout en faisant preuve quotidiennement de votre conscience de la qualité.
• Vous vérifiez et traitez les demandes d'achat, saisissez les commandes dans les délais dans le système et vous assurez que toutes les exigences contractuelles sont remplies.
• En outre, vous assurez un suivi précis des commandes et de la saisie des prestations, pilotez les processus de manière efficace et les développez continuellement, apportant ainsi une contribution importante au succès.
• Vous gérez les comptes internes et externes ainsi que les autorisations et apportez votre soutien lors de défis techniques pour une collaboration fluide.

Ce que vous apportez

• Vous disposez d'une formation commerciale achevée et apportez idéalement de l'expérience dans les achats et/ou dans l'administration.
• De plus, vous maîtrisez Office M365 et vous vous familiarisez rapidement avec de nouveaux outils, ce qui vous permet de vous adapter vite à de nouvelles tâches.
• Vous travaillez de manière précise, structurée et autonome, même lorsque plusieurs sujets requièrent votre attention simultanément.
• Par ailleurs, vous vous intéressez à la numérisation et aux automatisations simples, que vous mettez en œuvre et développez de manière autonome, en apportant vos idées de façon profitable.
• Vous convainquez par votre engagement, votre conscience de la qualité et une attitude positive face au changement.
• De plus, vous communiquez très bien à l'oral et à l'écrit en allemand. Vous disposez également de bonnes connaissances orales dans une deuxième langue nationale, ce qui facilite votre collaboration avec différents groupes de parties prenantes.