Rimborso spese home office in Svizzera: chi paga l'affitto?

Prima di chiedere il rimborso

Il datore di lavoro Le deve una parte dell'affitto solo se la Sua casa sostituisce un ufficio che avrebbe dovuto metterLe a disposizione. Il diritto svizzero obbliga i datori di lavoro a rimborsare tutte le spese rese necessarie dal lavoro, e il Tribunale federale vi ha incluso una quota dell'affitto per un lavoratore che in azienda non aveva una postazione adeguata. Se invece in ufficio La aspetta una scrivania e Lei sceglie di lavorare da casa, la quota dell'affitto non Le spetta.

Molte pagine su questo tema riprendono una cifra apparsa sui giornali nel 2020, CHF 150 al mese, e si fermano lì. La sentenza da cui proviene è pubblica e dice più del titolo: il lavoratore era un collaboratore a tempo parziale con circa 7,5 ore a settimana, la sua stanza faceva anche da archivio della ditta, e il tribunale ha precisato che non conta il fatto che quell'affitto l'avrebbe pagato comunque. Abbiamo letto la sentenza, il Codice delle obbligazioni e ciò che due datori di lavoro pubblici versano al proprio personale, e spieghiamo che cosa il Suo contratto può toglierLe e che cosa no.

Due articoli, due regole diverse

Il diritto svizzero divide i costi del lavoro da casa in strumenti e spese, e li tratta in modo molto diverso. Gli strumenti sono le cose con cui si lavora: laptop, schermo, cuffie, scrivania, sedia. Le spese sono ciò che il lavoro Le fa spendere: una parte dell'affitto, l'elettricità in più, il telefono e internet.

Per gli strumenti, il datore di lavoro fornisce ciò di cui il lavoro ha bisogno «salvo accordo o uso contrario». Se Lei usa i propri con il consenso del datore di lavoro, ha diritto a un indennizzo adeguato, anche qui salvo accordo o uso contrario. Un contratto secondo cui Lei porta il Suo laptop e non riceve nulla è quindi ammesso.

Per le spese il discorso cambia. Il datore di lavoro «deve rimborsare al lavoratore tutte le spese rese necessarie dall'esecuzione del lavoro», ed è nullo ogni accordo per cui Lei debba sopportare in tutto o in parte queste spese necessarie. La legge mette questa norma anche tra quelle che nessun contratto può modificare a svantaggio del lavoratore (art. 362 CO). Un contratto può sostituire i costi effettivi con un importo fisso, una diaria o un'indennità mensile, ma solo per iscritto e solo se l'importo copre tutte le spese necessarie.

Tutto dipende quindi da una parola: necessarie. L'affitto della stanza in cui lavora è un costo causato dal lavoro, o un costo della Sua vita privata che sosterrebbe comunque? È la domanda a cui ha risposto il Tribunale federale nel 2019.

La sentenza del 2019: una stanza che faceva da archivio

Con la sentenza 4A_533/2018 del 23 aprile 2019 (in tedesco), il Tribunale federale ha confermato che un datore di lavoro doveva pagare una parte dell'affitto di un lavoratore, anche se il contratto non ne diceva nulla. I fatti sono modesti, ed è proprio questo a rendere utile il caso.

Il datore di lavoro era titolare di una ditta individuale attiva nei settori fiduciario, contabile e fiscale. Il lavoratore gli dava una mano da ottobre 2014 e dal 1° luglio 2015 aveva un contratto scritto: CHF 937.75 netti al mese per 32,625 ore, cioè circa sette ore e mezza a settimana. Lavorava da una stanza del proprio appartamento, dove erano custoditi anche gli incarti della ditta. Il rapporto si è rotto per via di salari non pagati: il 13 aprile 2016 il datore di lavoro lo ha licenziato con effetto immediato senza un motivo valido, e nell'agosto 2016 il lavoratore si è rivolto al tribunale del lavoro del distretto di Zurzach.

Ha ottenuto ragione in buona parte: salari, lavoro straordinario, un'indennità per il licenziamento ingiustificato e CHF 1425 per l'uso della stanza come ufficio e archivio. Nel luglio 2018 il Tribunale superiore del Cantone di Argovia ha confermato la decisione. Il datore di lavoro ha fatto ricorso al Tribunale federale con un argomento semplice: il contratto non parlava di affittare un ufficio o un archivio, quindi non era dovuto nulla.

Il Tribunale federale gli ha dato torto su tutta la linea. L'obbligo di pagare nasce dalla legge stessa, quindi non serviva alcun accordo. Era pacifico che il datore di lavoro non avesse una postazione adeguata da offrirgli e, in questo caso, ha stabilito il tribunale, la postazione di lavoro a casa è necessaria per l'attività e va rimborsata in base all'art. 327a. Ha poi respinto un'opinione presente in una parte della dottrina, secondo cui il lavoratore che non ha preso in affitto l'appartamento per lavorarci non riceve nulla, perché l'affitto lo pagherebbe comunque. Il tribunale l'ha definita nicht sachgerecht, cioè non appropriata, e ha dato ragione agli autori che la paragonano all'uso della propria auto per le trasferte di lavoro, che la legge rimborsa espressamente.

Il datore di lavoro ha contestato anche l'importo, e ha perso anche su questo. Il lavoratore non deve dimostrare le sue spese fino all'ultimo franco, ha detto il tribunale, perché la ripartizione di una stanza tra uso privato e lavoro non si può misurare con esattezza. Le spese reali ma non dimostrabili in cifre le stima il giudice. I tribunali argoviesi avevano diviso l'uso della stanza in percentuali, da un lato ufficio e archivio, dall'altro l'uso privato, e stimato l'indennità in CHF 150. La sentenza non dice per quale periodo; i giornali l'hanno riportata come importo mensile, e i CHF 1425 accordati corrispondono a nove volte e mezza questa cifra. Il datore di lavoro ha dovuto pagare anche le spese giudiziarie del Tribunale federale, pari a CHF 500.

Conta chi ha voluto il telelavoro?

Meno di quanto lascino intendere molti articoli. Nel 2020 i giornali hanno presentato il caso come home office voluto dal datore di lavoro, ma il criterio applicato dal tribunale era un altro: il datore di lavoro offriva al lavoratore una postazione fissa e adeguata? Chi ha proposto per primo di lavorare da casa conta solo come indizio per rispondere a questa domanda.

Se è stato assunto per lavorare completamente da remoto, se l'azienda ha rinunciato all'ufficio o se pratica il desk sharing con meno scrivanie che persone, la Sua casa fa le veci dell'ufficio. Quei costi sono causati dal lavoro. Se invece una scrivania La aspetta ogni giorno e Lei preferisce il tavolo della cucina, i costi derivano da una Sua scelta. Lo studio legale CMS riassume così la prassi nella sua guida al lavoro da remoto in Svizzera (in inglese): se l'azienda mette a disposizione uno spazio adeguato in ufficio e il lavoro da remoto è volontario, non è dovuta alcuna indennità.

I datori di lavoro pubblici tracciano lo stesso confine nelle proprie regole. Il promemoria sul lavoro mobile del Cantone di Zurigo (in tedesco) lo descrive come volontario e complementare al posto di lavoro abituale. Non dà diritto a rimborsi spese né ad altre indennità, l'infrastruttura privata non viene pagata, e nemmeno uno spazio di coworking preso in affitto di propria iniziativa. Di solito il Cantone fornisce il computer, il resto lo mettono i collaboratori. L'Amministrazione federale invece versa un forfait, ma solo al personale che nei suoi locali non ha più una postazione per tutte le ore previste dal contratto.

La zona grigia è la parola «adeguata», che la sentenza non definisce. Una scrivania in una città a due ore di distanza, o una postazione flessibile che riesce a prenotare di rado, è una risposta più debole di una scrivania con il Suo nome. Se la Sua situazione sta a metà strada, annoti che cosa Le è stato offerto e sollevi la questione prima che i costi si accumulino.

Che cosa conta: affitto, elettricità, internet, mobili

La causa del 2019 riguardava l'affitto, perché era quello che il lavoratore chiedeva. L'art. 327a però va oltre: copre tutte le spese rese necessarie dal lavoro. La legge non elenca che cosa vi rientri per l'home office, quindi il riferimento più utile è ciò che vi include un datore di lavoro stesso.

La regola della Confederazione per il proprio personale, l'art. 51c dell'ordinanza del DFF concernente l'ordinanza sul personale federale (O-OPers), stabilisce che il forfait copre la parte di affitto dei locali privati utilizzati, la mobilia, il maggiore consumo di elettricità, i mezzi di comunicazione e altre eventuali spese. È una buona lista di controllo anche per la Sua richiesta.

Internet è il caso difficile. Se avrebbe avuto lo stesso abbonamento a tariffa fissa anche senza quel lavoro, il costo in più è quasi nullo. Il ragionamento del tribunale sull'affitto, cioè che non Le si può dire di no solo perché quella spesa l'avrebbe sostenuta comunque, fa pensare lo stesso a una quota, ma non abbiamo trovato sentenze che lo applichino a internet. Anche i mobili sono un caso limite: scrivania e sedia sono strumenti ai sensi dell'art. 327, che un contratto può lasciare a carico Suo, mentre la regola federale include la mobilia nel forfait per le spese.

Quanto vale una quota equa?

Nessuna legge e nessun tribunale ha fissato una tariffa. I CHF 150 del 2019 erano la stima di un giudice per una stanza in un appartamento, non un tariffario, e il meglio che si possa fare è confrontare alcune cifre reali e poi calcolare la propria.

La regola federale prevede CHF 200 all'anno per ogni 20 per cento di un anno a tempo pieno lavorato fuori dall'ufficio. Due giorni a settimana a casa sono il 40 per cento, quindi CHF 400 all'anno, circa CHF 33 al mese. Chi lavora sempre da casa riceve CHF 1000 all'anno, circa CHF 83 al mese. Per il personale a tempo parziale l'importo si riduce in proporzione alle ore. È il forfait di un singolo datore di lavoro, fissato per ordinanza per il personale federale, non uno standard per i contratti privati. Mostra quanto un grande datore di lavoro ritiene che valgano questi costi, ma non pone un tetto a ciò che Lei può chiedere.

I tribunali argoviesi hanno ripartito l'uso della stanza in percentuali. Se ci aggiunge la parte dell'appartamento occupata dalla stanza, ottiene un metodo che può copiare: il Suo affitto, moltiplicato per la quota dell'appartamento occupata dallo spazio di lavoro, moltiplicato per la quota d'uso di quello spazio dedicata al lavoro. Nel nostro esempio un appartamento di 80 metri quadrati costa CHF 2200 al mese, spese accessorie comprese. Lo studio misura 12 metri quadrati e Lei lo usa per lavorare il 60 per cento del tempo. Il risultato è 2200 × 12 ÷ 80 × 0,6, cioè CHF 198 al mese. Le Sue cifre saranno diverse e un giudice farebbe una stima propria, ma è così che si presenta una richiesta che il datore di lavoro può verificare.

Clausole che valgono e clausole che non valgono

Il contratto o il regolamento aziendale sull'home office decidono molto, ma solo entro i limiti dell'art. 327a. Ecco come reggono le clausole più comuni:

• «L'home office è volontario. La Sua postazione in ufficio resta a disposizione e non è prevista alcuna indennità.» Vale, purché la postazione esista davvero.
• «Il lavoratore sostiene tutti i costi del lavoro da casa.» È nulla per le spese necessarie, se in ufficio non ha una postazione adeguata. Può valere invece per i costi non necessari, come una sedia più comoda scelta da Lei.
• «Un forfait di CHF 50 al mese copre tutti i costi dell'home office.» È valida se è stabilita per iscritto e copre davvero le Sue spese necessarie. Se non basta, può chiedere la differenza.
• «Il lavoratore usa il proprio laptop e il proprio telefono senza indennizzo.» È ammessa, perché sugli strumenti un accordo prevale sulla legge.

Anche i contratti collettivi e i contratti normali di lavoro possono fissare forfait per le spese, alla stessa condizione: devono coprire tutti i costi necessari. E prima ancora, non esiste un diritto generale al telelavoro: senza una clausola nel contratto o un regolamento, è il datore di lavoro a decidere se Lei può lavorare da casa.

Come chiedere il rimborso

Lo chieda per iscritto, con un breve conteggio delle spese, e lo faccia presto. Secondo la legge le spese si rimborsano con il salario, in base al conteggio del lavoratore (art. 327c CO), e se Lei sostiene spese regolari il datore di lavoro deve versarLe un anticipo almeno una volta al mese.

Durante il rapporto di lavoro e nel mese successivo alla sua fine, Lei non può rinunciare validamente a un credito fondato su una norma che il contratto non può modificare (art. 341 CO). Una firma sotto «non ho altre pretese» in quel periodo, quindi, non lo estingue. I crediti derivanti dal rapporto di lavoro si prescrivono in cinque anni (art. 128 CO). Il lavoratore della causa del 2019 si è rivolto al tribunale per la sua stanza solo dopo il licenziamento, e l'ha ottenuta comunque.

Per cominciare basta un'e-mail breve e concreta:

Gentile [nome del responsabile], da [mese] lavoro da casa [numero] giorni a settimana, perché in ufficio non ho una postazione mia. A questo scopo uso una stanza di [12] m² del mio appartamento, per circa il [60]% del tempo. In base al mio affitto di CHF [2200], stimo la quota legata al lavoro in CHF [198] al mese e vorrei concordare un'indennità ai sensi dell'art. 327a del Codice delle obbligazioni a partire da [mese]. Sono a disposizione per mostrarLe i conti.

Se il Suo home office si trova in un altro Paese, a tutto questo si aggiungono le regole su sicurezza sociale e imposte, di cui parliamo nella guida al telelavoro dall'estero per un'azienda svizzera.

Prima di firmare un contratto da remoto

Il momento migliore per chiarire la questione, e quello che Le costa meno, è prima di cominciare. Chieda se in ufficio c'è una postazione per Lei e per quanti giorni, e se l'azienda paga un'indennità per l'home office. Se il ruolo è completamente da remoto e la risposta è no, sa che la legge è dalla Sua parte e può affrontare l'argomento con calma, invece di farlo dopo un anno passato a pagare di tasca propria l'ufficio dell'azienda.

La causa del 2019 nasce in una piccola fiduciaria, e i ruoli in finanza sono tra quelli che il nostro sito pubblica con lavoro da remoto o ibrido.

Quando confronta più offerte, conti l'indennità come qualsiasi altra parte della retribuzione. Due datori di lavoro con lo stesso salario non offrono le stesse condizioni se solo uno dei due paga la stanza in cui Lei lavorerà.